KOMUNIKASI BISNIS

Dasar Komunikasi dan Komunikasi Bisnis
        
Pengertian dan Cakupan Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.  Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Ada lima komponen yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:

•Pengirim pesan (sender atau komunikator)

•Pesan yang dikirimkan (message)

•Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media)

•Penerima pesan (receiver atau komunikan)

•Umpan balik (feedback) atau effect.

Kelima komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.

-          Unsur-unsur dalam komunikasi

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

•Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi

•Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan

•Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya

•Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan

•Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan

•Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen

-          Bentuk dasar dari komunikasi

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

•Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

•Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. Pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Dalam prakteknya tentu komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar penyampaian sebuah informasi dapat mudah dipahami. Contohnya komunikasi yang dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.

-          Bisnis dalam pandangan komunikasi

Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih penting dari fungsi pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsungakan membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar.

Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

-          Peranan komunikasi dalam bisnis

Peran komunikasi dalam berbisnis sangatlah penting karena komunikasi yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang dikelolanya. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

-          Tujuan dari komunikasi dalam bisnis

Fungsi komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory, persuasive, integrative. Dalam komunikasi bisnis, terdapat beberapa tujuan tertentu. Berikut ini adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis yakni :

1.Meningkatkan goodwill (nama baik) perusahaan.

2.Meningkatkan hubungan baik perusahaan dengan masyarakat.

3.Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam perusahaan.

-          Umpan balik dan bentuk-bentukya

Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1. Umpan balik hendaknya jujur, umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.

2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3. Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4. Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5. Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi.

6. Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7. Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

 Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :

1. External Feedback

2. Internal Feedback

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback

4. Indirect Feedback atau Delaiged Feedback

5. Inferential Feedback

6. Zero Feedback

7. Neutral Feedback

8. Positive Feedback

9. Negative Feedback

-          Kesalahpahaman dalam berkomunikasi

Di dalam komunikasi pasti pernah ada kesalahpahaman yang terjadi. Kesalahpahaman komunikasi adalah salah satu kendala komunikasi yang dapat menciptakan sebuah konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi informasi. Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan orang banyak.

Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal. Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan

berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun

dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan

yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut

menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.

Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan, misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan sistematis. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas maksudnya.

-          Memperbaiki komunikasi dalam organisasi

Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi.

1.   Membuat suatu pesan lebih berhati-hati

Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang poin-poin yang penting.

2.   Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi

Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimna lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb. Jangan sampai ada gangguan disaat penyampaian pesan.

3.   Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.

Komunikasi dalam Organisasi

-          Pola komunikasi bisnis

Secara umum pola kumunikasi dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu:

1.      Komunikasi Formal

Dalam sebuah organisasi akan ditemukan yang dinamakan sebuah protokuler. Ada yang dinamakan atasan dan ada yang dimanakan bawahan, masing masing memiliki wewenang dan tangging jawabny masing – masing. Dan dalam proses penyampaian informasi dalam komunikasi jenis formal memiliki 3 pola antara lain :

a.Komunikasi atas ke bawah

Contoh : manager kepada karyawan

b.Komunikasi bawah ke atas

Contoh : karyawan kepada manager

c.Komunikasi Horizontal (sejajar)

Contoh : antar karyawan

d.Komunikasi Diagonal (dua tingkat berbeda)

Contoh : manager kepada bagian produksi

2.      Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi secara sejajar dan tidak memandang pangkat atau hierarki masing masing. Biasanya komunikasi ini terjadi dalam sebuah organisasi. Didalamnya terdapat bahasan yang terbilang ringan seperti masalah umum yang terjadi (berita) atau hal hal yang terjadi dalam ruang lingkup organisasi itu sendiri.

-          Mengelola komunikasi bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1.      Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

a.Mengurangi jumlah pesan

b.Instruksi yang jelas

c.Mendelegasikan tanggung jawab

d.Melatih petugas

2.      Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

-          Masalah komunikasi dalam organisasi

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1.      Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.      Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.      Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

a.       Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

b.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Jenis-jenis Komunikasi

-          Komunikasi menurut penyampaiannya

1.      Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.

2.      Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:

a.Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.

b.Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.

c.Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.

d.Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

e.Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.

-          Komunikasi menurut kelangsungannya

Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:

1.      Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.

2.      Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.

-          Komunikasi menurut perilaku

Komunikasi dipelajari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:

1.      Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.

2.      Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.

3.      Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

-          Komunikasi menurut maksudnya

Menurut maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud  tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah:

1.      Pidato

2.      Ceramah

3.      Wawancara

4.      Memberi tugas atau perintah

-          Komunikasi menurut ruang lingkupnya

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

1.      Komunikasi Internal.

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:

a.       Komunikasi vertical

b.      Komunikasi horizontal

c.       Komunikasi diagonal

2.      Komunikasi Eksternal.

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

a.       Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.

b.      Komperensi pers

c.       Siaran televise, radio, dan sebagainnya.

d.      Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.

-          Komunikasi menurut aliran informasi

Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a.       Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.

b.      Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.

c.       Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan

d.      Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

e.       Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.

-          Komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat  terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi:

a.       Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

b.      Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

c.       Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

-          Komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

a.       Komunikasi antara individu dengan individu yang lain

b.      Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas

c.       Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

-          Komunikasi menurut cara penyampaiannya

Cara penyampaian informasi dalam sebuah proses komunikasi terbagi menjadi dua:

a.       Komunikasi Secara Lisan; Yaitu komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak. Contoh dua orang yang sedang bercengkerama.

b.      Komunikasi Secara Tertulis; Yaitu komunikasi secara tidak langsung melalui media seperti surat, memo, dan pengumuman. Umumnya komunikasi tidak langsung ini digunakan dalam maksud penyampaian singkat.

-          Komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi tersebut

Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

1.      Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

2.      Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

-          Keuntungan menguasai teknologi informasi

Dibawah ini akan dipaparkan keuntungan dari Penggunaan Teknologi dan Komunikasi (TIK) dalam berbagai bidang diantaranya bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan juga pemerintahan :

1.      Bidang Sosial

Dalam bidang ini kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara satu tempat dan tempat lain dengan menggunakan berbagai media seperti internet.

2.      Bidang Pendidikan

Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang sebagai contoh dengan adanya e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis Teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

3.      Bidang Ekonomi

Semakain maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-transaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan. Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

4.      Bidang Pemerintahan

Teknologi Informasi dan komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-goverment membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar. E-goverment juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

-          Pemanfaatan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis

Menggunakan Teknologi Informasi pada bidang biisnis akan memberikan dampak yg sangat besar untuk keberlangsungan perusahaan di dunia. Berikut merupakan beberapa manfaat penting IT untuk bisnis dan pada sebuah perusahaan.

a.       IT dapat memperluas pangsa pasar.

b.      IT dapat juga meningkatkan efisiensi operasional dan waktu.

c.       IT dapat memberikan keunggulan kompetitif.

d.      IT dapat memberikan peluang bisnis baru.

e.       IT dapat mengurangi biaya produksi dan operasional.

Pemanfaatan IT untuk membantu berbagai kebutuhan dan perkembangan suatu organisasi, individu dan perusahaan tentu akan mendatangkan sesuatu yg positif. Akan tetapi perlu diketahui bahwa IT dapat membuat kita menjadi insan yang lebih berarti dengan memanfaatkannya untuk hal yang positif. Manfaat IT untuk hal yg positif tentu akan mendapat banyak dukungan dari berbagai kalangan.

-          Pengaruh pemanfaatan teknologi informasi dalam pengambilan keputusan bisnis

Teknologi informasi telah membawa perubahan mendasar pada struktur, operasi dan manajemen organisasi. Penggunaan teknologi dalam organisasi akan mendukung kegiatan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan terhadap konsumen atau pelanggan, serta mengembangkan aplikasi strategi baru. Tidak jarang ditemukan teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi sering tidak tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem sehingga penerapan sistem informasi kurnag memberikan manfaat dalam peningkatan kinerja individual. Jika evaluasi pemakai atas teknologi cocok dengan kemampuan dan tuntutan dalam tugas pemakai, maka akan memberikan dorongan pemakai untuk memanfaatkan teknologi sistem informasi.

Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

-          Penentuan proses komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

-          Penentuan tujuan

Tujuan pesan harus dinyatakan dengan jelas, karena pengirim pesan berharap bahwa audience memahami apa ide pokok yang akan disampaikan. Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi. Untuk menguji apakah tujuan sudah dinyatakan dengan baik, maka kita dapat menggunakan 4 pertanyaan untuk mengujinya.

1. Apakah tujuan realistis ?

Tujuan yang disampaikan harus realistis, dalam arti dapat dilakukan secara wajar.

2. Apakah waktunya tepat ?

Penyampaian pesan harus mempertimbangkan masalah waktu, atau situasi yang tepat.

3.  Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?

4. Apakah tujuan dapat diterima perusahaan ?

Artinya apa yang disampaikan tidak bertentangan dengan kebijakan umum perusahaan.

-          Analisis audience

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Audience bisnis, baik pembaca maupun pendengar dari surat, memo, laporan atau presentase. Apakah manajer, atasan, bawahan, klien dan masyarakat umum. Orang-orang ini mempunyai perbedaan dalam hal pemahaman topic yang diinformasikan. Untuk itu komunikator perlu memperhatikan faktor-faktor audience :

a. Siapa audiencenya ? Berapa banyak ? Apa pendidikannya ? Jabatannya ? dsb.

b. Informasi apa yang telah mereka miliki

c. Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan

d. Informasi teknikal apa yang mereka pahami

e. Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan

f. Apa hubungan komunikator dengan audience

g. Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan ini

-          Penentuan ide pokok

Setiap pesan bisnis, apakah sederhana atau kompleks pasti akan mengacu pada suatu ode pokok. Ada beberapa cara untuk menentukan ide pokok :

a. Brainsstorming, yaitu suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok.

b. Petunjuk atasan, yaitu meminta petunjuk atasan artinya kita tinggal melaksanakan apa yang diberikan oleh atasan.

c. Kebiasaan, yaitu kita menentukan ide pokok berdasarkan kebiasaan atau pengalaman pada situasi yang relatif sama.

-          Seleksi saluran dan  media

Penyajian informasi rutin kepada audience yang telah dikenal akan menggunakan kata-kata yang singkat, sedangkan pesan yang kompleks, negative, dan controversial, penyampaiannya akan membutuhkan waktu yang lebih lama. Jenis saluran Komunikasi yang digunakan dan Alternarif Saluran Media :

a. Lisan Percakapan langsung, telepon, interview, pertemuan kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato, presentase.

b. Tertulis Surat, memo, laporan, proposal

c. Elektronik Fax, E-Mail, Voice mail, teleconference, video conference.

Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis

-          Pengorganisasian melalui outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahapan:

1.Mendefinisikan dan mengelompokkan ide.

2.Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasional

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

·Mulailah dengan penentuan ide pokok, ini merupak titik awal untuk membuat outline, dimana hal ini dapat dirangkum dalam dua hal:

(a) apa yang anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya.

(b) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.

·Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

·Ilustrasi dengan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan, semakin banyak bukti yang disajikan, outline yang dibuat pun akan menjadi semakin baik.

-          Pemilihan kata yang tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.      Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.      Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.      Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

-          Membuat kalimat yang efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

Tiga jenis kalimat

a) Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b) Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c) Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

Sources :

http://pendidikanekonomia.blogspot.com/2013/10/komunikasi-bisnis.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_bisnis
http://id.wikipedia.org/wiki/Bisnis
http://verahadiyati.blogspot.com/2013/05/landasan-pemikiran-komunikasi-bisnis.html
https://dianmaharanii.wordpress.com/2016/06/06/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/